Vaga para: Auxiliar de Documentação
Tipo de contrato: Efetivo – CLT
Descrição: Atuar no apoio e execução nas atividades diárias de atendimento, tratamento, preparação e organização da documentação.
Principais Responsabilidades: Executar atividades de arquivo técnico; Tratar e organizar documentação em meio físico e eletrônico; Preparar documentação para Guarda externa; Realizar o controle de empréstimos e devoluções de documentos, pesquisas, controle de acesso a documentos, empréstimos, devolução, cadastro, pré-alocação e elaborar planilhas de controle; Estruturar arquivo técnico; Organização da documentação nas estantes, deslizantes ou armários, respeitando os critérios de organização adotados na Unidade; Organizar documentos em formato físico para guarda externa e/ou outras unidades segundo as regras e padrões corporativos quando necessário; Preparar documentos e pastas em caixas para guarda externa e/ou outras unidades, segundo as regras e padrões corporativos; Preencher o Sistema de Guarda e Recuperação de Documentos (SGAI) ou outro sistema de guarda externa em uso do cliente; Providenciar o envio das caixas lacradas e etiquetadas para Guarda externa por meio de solicitação de recolhimento e/ou transferências entre unidades do cliente; Digitalizar documentos como entregas de um atendimento realizado, pesquisa e fornecimento; Digitalizar documentos por demandas pontuais; Plotar documentos conforme estrutura fornecida pelo cliente; Atendimento ao usuário, esclarecendo dúvidas em relação à emissão de documentos e à utilização de procedimentos e normas do cliente; Realizar controle de codificação interna para emissão de documentação; Esclarecer dúvidas quanto ao uso das ferramentas de GED/EDMS utilizados nas Implementações de Empreendimentos, nas áreas de negócio e demais áreas; Realizar pesquisa e fornecimento de documentos; Assegurar que o acervo de consulta esteja atualizado; Conferência da documentação recebida; Cadastramento da documentação (criar a ficha, fazer check-out, check-in de novos documentos e reservas); Digitalizar documentos com a tecnologia Optical Character Recognition (OCR) quando estes fizerem parte de projetos específicos de tratamento e organização; Compilar documentos técnicos em data books utilizando marcadores e OCR para busca rápida das informações dos data books compilados; Conferência de documentos em meio eletrônico e em papel nos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos para posterior inclusão, se necessário; Conferência de cópia digital e física de data books emitidos pelas empresas contratadas em relação ao conteúdo das seções definidas em anexos contratuais e especificações técnicas.
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Requisitos: Ensino Médio completo. Desejável 5 anos de experiência em atividades de Arquivo Técnico e Gestão Documental.
Conhecimento Mínimos: Conhecimento de softwares do pacote Office da Microsoft: Word, Excel e PowerPoint; Conhecimento do software Acrobat Pro da Adobe Systems; Conhecimento de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED); Arquivos técnicos e técnicas de arquivo.
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Salvador – BA. Candidatar a vaga
